Tietosuojaseloste

25.8.2023 

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot 

LarunAsunnot Lkv Oy

Y-tunnus 3176755-4

Saaren kiinteistönvälitys

Otavantie 3, 00200 Helsinki

Rekisteriä hoitava henkilö 

Mia Tarkiainen 
Yrittäjä, Lkv
Saaren kiinteistönvälitys
050 5436443, mia.tarkiainen@saarenlkv.fi 

Rekisterin sijainti ja tietojen turvallisuus 

Henkilötiedot kerätään Linear -nimiseen asiakastietojärjestelmään ja arkistoidaan tietokantaan, joka on suojattu palomuurilla. Rekisteriä suojataan käyttäjäkohtaisilla tunnuksilla, salasanoilla ja käyttöoikeuksin. Henkilötietoja kerätään ja käsitellään myös yrityksen sähköpostitileihin jotka on suojattu salasanoin.

Tietojen käsittelyn oikeusperusta ja tarkoitus 

Asiakasrekisterissä olevia tietoja voidaan käyttää seuraaviin tarkoituksiin:

  • Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
  • Palveluiden tuottaminen, tarjoaminen ja kehittäminen
  • Laskutus, perintä ja asiakastapahtuminen varmentaminen
  • Mainonnan kohdentaminen
  • Palveluiden tilastointi
  • Asiakasviestintä ja markkinointi
  • Rekisterinpitäjän lakisääteisten velvotteiden hoitaminen

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja: 

  • Etu-ja sukunimi
  • Yhteystiedot (puhelin, osoite, sähköposti)
  • Henkilötunnus
  • Kansalaisuus
  • Kieli
  • Toimeksiantosopimuksen sisältö ja ehdot
  • Välitettävää kohdetta koskevat tiedot
  • Muut tiedot, jotka nähdään välttämättömäksi toimeksiannnon täyttämiseksi, kuten toimeksiannon vastaanottamispäivä jne.
  • Toimeksiannon hoitamista koskevat tiedot
  • Muut asiakkuuteen liittyvät tiedot
  • Reklamaatiot ja palautteet
  • Kiinteistönvälitysliikkeen asiakasvaroja koskevat tiedot

Henkilötietoryhmät 

  • Toimeksiantajat; myynti-ja ostotoimeksianto 
  • Vuokranantajat ja vuokralaiset 
  • Tarjouksen tekijät, ostajat 
  • Asuntonäytölle ilmoittautuneet asiakkaat 
  • Asuntonäytöllä yhteystiedot jättäneet asiakkaat 
  • Kaikki Saaren kiinteistönvälityksen kotisivujen kautta tietonsa lähettäneet (yhteydenottolomake) 

Tietojen luovuttaminen ja siirto 

  • Luovutamme tietoja vain niille toimijoille, joille se on välttämätöntä kauppaprosessin kannalta. Näitä ovat verottaja, myyjän ja ostajan pankki, isännöitsijä. Muita mahdollisesti ovat viranomaiset kuten poliisi tai oikeustoimi, jos tähän on oikeuden määräys tai se on lain ja säädösten mukaan perusteltua
  • Henkilötunnuksen sisältävää tietoa kuten kauppakirjan luonnos/kauppakirja tai ostotarjous käsitellään erityistä huolellisuutta noudattaen turvapostina. (suojattu sähköposti)
  • Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle

Henkilötietojen säilytysajat 

Lain kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneistojen välitysliikkeistä mukaan toimeksiantopäiväkirja, toimeksiantosopimuksen liitteineen, tarjousasiakirjat, esitteet ja muut prosessiin liittyvät asiakirjat on säilytettävä viisi vuotta toimeksiannon päättymisestä.

Rekisteröidyn oikeudet

  • Oikeus saada läpinäkyvää informaatiota henkilötietojen käsittelystä
  • Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin. Poikkeuksena ei ole oikeutta tarkastaa rahanpesulaissa säädetyn ilmoitus-tai selonottovelvollisuuden täyttämiseksi hankittuja tietoja.
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen
  • Oikeus tietojen poistamiseen
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Tietoturvatoimenpiteet 

Tietoturvaloukkauksen yhteydessä Saaren kiinteistönvälitys on velvoitettu tekemään 72 tunnin kuluessa tapahtuneesta viranomaiselle ilmoitus. Lisäksi tulee ilmoittaa henkilöille joita tietoturvaloukkaus on koskenut. Ilmoitusta ei tarvitse tehdä, jos rekisterin pitäjä on toteuttanut asianmukaiset tekniset ja organisatoriset suojatoimenpiteet.