Tietosuojaseloste

25.8.2023

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

LarunAsunnot Lkv Oy

Y-tunnus 3176755-4

Saaren kiinteistönvälitys

Otavantie 3, 00200 Helsinki

Rekisteriä hoitava henkilö

Mia Tarkiainen
Yrittäjä, Lkv
Saaren kiinteistönvälitys
050 5436443, mia.tarkiainen@saarenlkv.fi

Rekisterin sijainti ja tietojen turvallisuus

Henkilötiedot kerätään Linear -nimiseen asiakastietojärjestelmään ja arkistoidaan tietokantaan, joka on suojattu palomuurilla. Rekisteriä suojataan käyttäjäkohtaisilla tunnuksilla, salasanoilla ja käyttöoikeuksin. Henkilötietoja kerätään ja käsitellään myös yrityksen sähköpostitileihin jotka on suojattu salasanoin.

Tietojen käsittelyn oikeusperusta ja tarkoitus

Asiakasrekisterissä olevia tietoja voidaan käyttää seuraaviin tarkoituksiin:

Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
Palveluiden tuottaminen, tarjoaminen ja kehittäminen
Laskutus, perintä ja asiakastapahtuminen varmentaminen
Mainonnan kohdentaminen
Palveluiden tilastointi
Asiakasviestintä ja markkinointi
Rekisterinpitäjän lakisääteisten velvotteiden hoitaminen

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

Etu-ja sukunimi
Yhteystiedot (puhelin, osoite, sähköposti)
Henkilötunnus
Kansalaisuus
Kieli
Toimeksiantosopimuksen sisältö ja ehdot
Välitettävää kohdetta koskevat tiedot
Muut tiedot, jotka nähdään välttämättömäksi toimeksiannnon täyttämiseksi, kuten toimeksiannon vastaanottamispäivä jne.
Toimeksiannon hoitamista koskevat tiedot
Muut asiakkuuteen liittyvät tiedot
Reklamaatiot ja palautteet
Kiinteistönvälitysliikkeen asiakasvaroja koskevat tiedot

Henkilötietoryhmät

Toimeksiantajat; myynti-ja ostotoimeksianto
Vuokranantajat ja vuokralaiset
Tarjouksen tekijät, ostajat
Asuntonäytölle ilmoittautuneet asiakkaat
Asuntonäytöllä yhteystiedot jättäneet asiakkaat
Kaikki Saaren kiinteistönvälityksen kotisivujen kautta tietonsa lähettäneet (yhteydenottolomake)

Tietojen luovuttaminen ja siirto

Luovutamme tietoja vain niille toimijoille, joille se on välttämätöntä kauppaprosessin kannalta. Näitä ovat verottaja, myyjän ja ostajan pankki, isännöitsijä. Muita mahdollisesti ovat viranomaiset kuten poliisi tai oikeustoimi, jos tähän on oikeuden määräys tai se on lain ja säädösten mukaan perusteltua
Henkilötunnuksen sisältävää tietoa kuten kauppakirjan luonnos/kauppakirja tai ostotarjous käsitellään erityistä huolellisuutta noudattaen turvapostina. (suojattu sähköposti)
Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle

Henkilötietojen säilytysajat

Lain kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneistojen välitysliikkeistä mukaan toimeksiantopäiväkirja, toimeksiantosopimuksen liitteineen, tarjousasiakirjat, esitteet ja muut prosessiin liittyvät asiakirjat on säilytettävä viisi vuotta toimeksiannon päättymisestä.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada läpinäkyvää informaatiota henkilötietojen käsittelystä
Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin. Poikkeuksena ei ole oikeutta tarkastaa rahanpesulaissa säädetyn ilmoitus-tai selonottovelvollisuuden täyttämiseksi hankittuja tietoja.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Oikeus tietojen poistamiseen
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Tietoturvatoimenpiteet

Tietoturvaloukkauksen yhteydessä Saaren kiinteistönvälitys on velvoitettu tekemään 72 tunnin kuluessa tapahtuneesta viranomaiselle ilmoitus. Lisäksi tulee ilmoittaa henkilöille joita tietoturvaloukkaus on koskenut. Ilmoitusta ei tarvitse tehdä, jos rekisterin pitäjä on toteuttanut asianmukaiset tekniset ja organisatoriset suojatoimenpiteet.